Excelであれば皆さんもよく使うかと思いますが、「セルの書式設定」で「文字の制御」の「縮小して全体を表示する」にチェックを入れれば1行で表示されます。
これをWordでおこなうにはどうしたらよいでしょうか。
1行で表示したいセルにカーソルを持っていきます。
上部メニューの「表ツール」－「レイアウト」－「表」－「プロパティ」を選択します。
すると、「表のプロパティ」の設定画面が出てきますので、その中のタブを「セル」にし、右下にある「オプション」をクリックします。
すると、「セルのオプション」の設定画面が出てきますので、「オプション」の「文字列をセル幅に均等に割り付ける」にチェックを入れ、「OK」を2回クリックして設定画面を閉じます。
セル内に1行で表示されます。
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文章を書くとたまに少しだけ2ページ目にまたがってしまうことがあります。
この程度なら1ページに収めたいなと思い、文章を短くすることに悩むこともあります。
そんな悩みを一瞬で解決できます。
Wordには「1ページ分圧縮」というコマンドあります。
通常は表に出ていませんので、そのコマンドを表に出してあげます。
まず、上部のクイックアクセスツール バーの右端の逆三角（▼）をクリックし、その中の「その他のコマンド」を選びます。
Wordのオプションのクイックアクセスツールバーの設定画面が出てきますので、まずは「コマンドの選択」の箇所を「すべてのコマンド」に変更します。
するとその下にあるリストの中に「1ページ分圧縮」というコマンドが出てきますので、それを選択して中央にある「追加」をクリックし、右側のクイックアクセスツールバーのユーザー設定のリストに追加します。
その後右下の「OK」をクリックします。
クイックアクセスツールバーに「1ページ分圧縮」のアイコンが追加されます。
もう1つ方法があります。
同じようにクイックアクセスツールバーの設定画面から、「印刷プレビューの編集モード」というコマンドをクイックアクセスツールバーのユーザー設定のリストに追加し、「OK」をクリックします。
クイックアクセスツールバーに「印刷プレビューの編集モード」のアイコンが追加されます。
このアイコンをクリックすると、「印刷プレビュー」のメニューが現れます。
「印刷プレビュー」のメニューの中に「1ページ分圧縮」のコマンドが出てきます。
この「印刷プレビュー」のメニューには他にも便利なコマンドがありますので、印刷プレビューをよく使う方は追加しておいてもよいと思います。
「1ページ分圧縮」のコマンドをクリックすると、2ページ目にはみ出ていた文章が1ページに収まります。
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先頭の文字が大きくなっている文章等を見かけた方も多いと思います。これは目線を引き付けるために目立たせる手法で「ドロップギャップ」と言います。
通常は段落の最初の文字を大きくしますので、段落ごとに設定していきます。
まずは設定したい段落にカーソルを持っていきます。
次に上部メニューの「挿入」－「テキスト」－「ドロップギャップの追加」をクリックします。
すると先頭の文字が大きくなります。
ドロップギャップの細かい設定もできます。
ドロップギャップを設定した段落にカーソルを持っていき、ドロップギャップを設定した時と同じアイコンをクリックすると出てくるメニューの中に「ドロップギャップのオプション」という項目が出てきますのでそれを選びます。
ドロップギャップの設定画面が出てきますので、位置とかフォント、ドロップ行数等を設定できます。
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日本語で入力している途中に英語を入力したときは「英数」キーを押して英数字入力モードにして入力するか、変換で英数字に変換する方が多いと思います。
実はもう少し簡単に入力できる方法があります。
この技は、実はキータッチのミスで意図しないときに英数字入力になっている時にも、関係しているのではないかと個人的には思っています。
かな漢字モードで入力していきます。
途中で英数字を入力したくなったら「Shift」キーを押しながら最初の英数字を入力し、その後は「Shift」キーを押すのをやめて、続けて英数字を入力します。
かな漢字に戻りたい時は、「Shift」キーを1回だけ押し、続けて入力します。
慣れるまで多少時間が必要かもしれませんが、よく入力する特定の英数字があれば、この方法の方が入力は楽だと思います。
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表計算とグラフと言えばExcelですが、実はWordでも簡単なものは作成できたりします。
ただし、使い勝手はやはりExcelを使った方が良いです。
ちょっとしたものや、Wordだけで完結したい時には便利な機能です。
まず、表を作成しますが、入力する数字は必ず半角数字を使います。
表を作成したら、計算式を入れるセルにカーソルを持っていきます。
次に、上部メニューの「表ツール」－「レイアウト」－「データ」－「計算式」をクリックします。
すると、「計算式」の設定画面が出てきます。
関数の種類は「関数貼り付け」の箇所から変更します。
また、数字の表示形式も指定できます。
関数の括弧内は、LEFT、RIGHT、ABOVE、BELOWの4つがあり、計算式を入れるセルの左側のセルなのか、右側のセルなのか、上のセルなのか、下のセルなのかという意味です。
LEFTやRIGHTは組み合わせて使えますが、記述は上記の順番で記入します。
=SUM(ABOVE)と入力して「リンゴ」の列の合計を計算すると下図のように計算されます。
他のセルも同様に計算式を入れて完成させます。
なお、セル中の数字を変更した場合は、変更したセルが関係する計算式のセルを右クリックし、出てくるメニューの中の「フィールド更新」をクリックします。
グラフも作成できます。
まず、作成した表全体を選択します。
表中の任意のセルにカーソルを持っていくと、表の左上に十字の矢印が出てきますので、それをクリックすると簡単に表全体を選択できます。
表全体を選択した状態で、上部メニューの「挿入」－「図」－「グラフ」をクリックします。
すると、「グラフの挿入」の設定画面が出てきますので、お好きなグラフの形式を選び、「OK」をクリックします。
するとグラフが作成されます。
いろいろ調整ができますので、試してみてください。
なお、下図に示した例は、グラフが表中に入ってしまっていますが、当然表外に移動もできます。
PowerPointでもグラフは同様に作成できますが、計算式はできないようです。
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